Jakie są części akt osobowych pracownika?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A (dokumenty ze starania o pracę), B (dokumenty z okresu zatrudnienia), C (dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia), D (kary porządkowe) oraz E (dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości).

Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe?

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe przechowuje się 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej – 50 lat. Po tym czasie pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika i wydać mu dokumenty.

Czy akta osobowe mogą być przechowywane elektronicznie?

Tak – od 2019 roku pracodawca może prowadzić akta osobowe wyłącznie w formie elektronicznej (e-akta). Wymaga to zeskanowania dokumentów papierowych i opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Kadry i HR · 2026

Akta osobowe pracownika 2026 – jakie dokumenty musi mieć pracodawca?

Kontrola PIP, ZUS lub urzędu skarbowego potrafi ujawnić braki w dokumentacji kadrowej, które skutkują karami. Sprawdź, jakie dokumenty muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika w 2026 roku – z podziałem na wszystkie 5 części i wskazówkami dotyczącymi RODO oraz e-akt.

                Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369 ze zm.) oraz Kodeks pracy art. 94 pkt 9a i 9b.
            

1. Struktura akt osobowych – 5 części

Od 2019 roku akta osobowe pracownika składają się z pięciu części (A–E). Każda część jest prowadzona osobno i zawiera ściśle określone dokumenty. Mieszanie dokumentów między częściami to jeden z najczęstszych błędów wykrywanych przez PIP.

Część A

Dokumenty ze starania się o pracę

Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy
CV i list motywacyjny (jeśli były wymagane przy rekrutacji)
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje (dyplomy, certyfikaty)
Orzeczenie lekarskie – wstępne badania lekarskie (zdolność do pracy)
Inne dokumenty przedłożone przez kandydata

Część B

Dokumenty z okresu zatrudnienia

Umowa o pracę (wszystkie egzemplarze i aneksy)
Zakres czynności / opis stanowiska pracy
Potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy
Potwierdzenie przeszkolenia BHP i p.poż
Orzeczenia lekarskie z badań okresowych i kontrolnych
Dokumenty potwierdzające podnoszenie kwalifikacji
Wnioski urlopowe i związane z uprawnieniami rodzicielskimi
Oświadczenia o dodatkowym zatrudnieniu
Potwierdzenie zapoznania z polityką RODO w miejscu pracy
Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 §3 KP)

Część C

Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Wypowiedzenie umowy o pracę lub porozumienie o rozwiązaniu
Świadectwo pracy wydane pracownikowi
Potwierdzenie odbioru świadectwa pracy przez pracownika
Dokumenty dotyczące egzekucji z wynagrodzenia (jeśli dotyczy)
Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy

Część D

Dokumenty dotyczące kar porządkowych

Zawiadomienie o udzieleniu kary porządkowej (upomnienie, nagana, kara pieniężna)
Odpowiedź pracownika na zarzuty
Informacja o usunięciu kary z akt po roku nienagannej pracy

⚠️ Po upływie roku nienagannej pracy pracodawca ma obowiązek usunąć informację o karze z akt.

Część E

Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości

Informacja o wyniku badania trzeźwości lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu
Dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy wynik wskazał na stan po użyciu alkoholu lub środków odurzających

ℹ️ Część E dodana rozporządzeniem w związku z nowelizacją Kodeksu pracy w 2023 roku (ustawa o trzeźwości w miejscu pracy).

2. Ile przechowywać akta osobowe?

Data zatrudnienia	Okres przechowywania	Podstawa
Od 1 stycznia 2019 r.	10 lat od zakończenia zatrudnienia	Art. 94 KP (po nowelizacji)
1999–2018	10 lat – jeśli ZUS RIA zostało przekazane do ZUS 50 lat – jeśli nie przekazano ZUS RIA	Ustawa o emeryturach i rentach z FUS
Przed 1999 r.	50 lat od zakończenia zatrudnienia	Archiwalne przepisy

3. E-akta – akta elektroniczne w 2026 roku

Od 2019 roku pracodawca może prowadzić całą dokumentację pracowniczą w formie wyłącznie elektronicznej. E-akta mają taką samą moc prawną jak papierowe – pod warunkiem spełnienia wymogów technicznych.

Warunki prowadzenia e-akt

Dokumenty papierowe muszą być zeskanowane (odwzorowanie cyfrowe)
Każdy zeskanowany dokument musi być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby
System e-akt musi zapewniać integralność dokumentów i możliwość wydruku
Pracownik musi zostać poinformowany o zmianie formy prowadzenia akt i może odebrać oryginały dokumentów papierowych

✅ Zalety e-akt: Bezpieczeństwo danych (backup, brak ryzyka pożaru czy zalania), szybki dostęp, łatwe przesyłanie do ZUS lub sądu, zgodność z RODO (kontrola dostępu), oszczędność miejsca i czasu przy kontrolach PIP.

4. RODO a akta osobowe – co musisz wiedzieć

Prowadzenie akt osobowych oznacza przetwarzanie danych osobowych pracowników. Pracodawca jest administratorem danych i musi spełnić wymogi RODO:

Klauzula informacyjna RODO – pracownik musi otrzymać informację o przetwarzaniu jego danych (kto przetwarza, w jakim celu, jak długo, jakie ma prawa)
Minimalizacja danych – zbierać tylko te dane, które są niezbędne do zatrudnienia. Nie wolno żądać np. informacji o planach macierzyńskich, stanie zdrowia (poza orzeczeniem lekarskim) czy przynależności związkowej
Zakaz kopiowania dowodów osobistych – pracodawca nie może kserować dowodów osobistych pracowników. Może jedynie potwierdzić i spisać niezbędne dane
Ochrona dostępu – akta osobowe powinny być przechowywane w zamkniętych szafach lub w systemie z kontrolą dostępu. Dostęp tylko dla uprawnionych osób (HR, kadry)
Realizacja praw pracownika – na żądanie pracownika pracodawca musi umożliwić wgląd do jego akt, wydać kopie dokumentów i usunąć dane po upływie okresu przechowywania

🚨 Częste błędy RODO w aktach osobowych: kserowanie dowodów osobistych, zbieranie zdjęć do akt bez podstawy prawnej, przechowywanie akt w niezabezpieczonych miejscach, brak klauzuli informacyjnej, żądanie zaświadczeń o niekaralności bez podstawy prawnej (tylko dla wybranych stanowisk).

5. Dokumenty, których NIE wolno trzymać w aktach

Kserokopia dowodu osobistego (można zapisać dane, nie kopiować dokumentu)
Informacje o stanie zdrowia niezwiązane z badaniami lekarskimi do pracy
Dane o przynależności do związków zawodowych (poza sytuacją, gdy sam pracownik ujawni)
Informacje o karalności – tylko dla stanowisk, gdzie prawo tego wymaga
Prywatna korespondencja pracownika

FAQ

Co grozi za nieprowadzenie akt osobowych?

Brak lub nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to wykroczenie zagrożone grzywną do 30 000 zł. PIP może nałożyć mandat podczas kontroli lub skierować sprawę do sądu. W praktyce grzywny przy pierwszej kontroli wynoszą 1 000–5 000 zł.

Czy pracownik może prosić o wgląd do swoich akt?

Tak – pracownik ma prawo do wglądu w swoje akta osobowe w każdym czasie, a także do otrzymania kopii dokumentów z akt. To prawo wynika zarówno z Kodeksu pracy, jak i z RODO.

Co zrobić z aktami po rozwiązaniu umowy?

Akta osobowe przechowuje się przez 10 lat (pracownicy od 2019 r.) lub 50 lat (starsi) od zakończenia zatrudnienia. Po upływie tego czasu pracodawca jest zobowiązany poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów – jeśli pracownik ich nie odbierze, można je zniszczyć.

Czy można prowadzić akta częściowo papierowo, częściowo elektronicznie?

Nie – forma akt musi być jednolita. Pracodawca prowadzi albo wyłącznie akta papierowe, albo wyłącznie elektroniczne. Możliwa jest zmiana formy z papierowej na elektroniczną (wymaga powiadomienia pracownika) i odwrotnie.

Potrzebujesz więcej informacji o kadrach?

Sprawdź wszystkie artykuły z kategorii Kadry i HR – koszty zatrudnienia, B2B vs UoP, płace i rozliczenia.

Wszystkie artykuły Kadry →