Harmonogram wdrażania KSeF w 2026 roku: Kompletny Przewodnik
Krajowy System e-Faktur to jeden z największych obowiązków podatkowych dla polskich firm od lat. Żeby uniknąć kar i chaosu w ostatniej chwili, warto znać dokładne daty i wiedzieć, co musisz zrobić na każdym etapie wdrożenia.
1. Kluczowe daty w harmonogramie KSeF
Uruchomienie dobrowolnego KSeF
Ministerstwo Finansów uruchamia KSeF jako dobrowolne narzędzie. Firmy mogą testować wystawianie faktur ustrukturyzowanych.
Przesunięcie daty obowiązku
MF ogłasza przesunięcie obowiązkowego KSeF – pierwotna data 1 lipca 2024 zostaje zmieniona po wykryciu błędów w systemie.
Obowiązek dla podatników VAT czynnych
Wszystkie firmy zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT muszą wystawiać faktury B2B wyłącznie przez KSeF. Faktury PDF i papierowe w obrocie B2B przestają być prawnie ważne.
Obowiązek dla podatników VAT zwolnionych
Firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego (limit 200 000 zł) oraz zwolnienia przedmiotowego dołączają do obowiązkowego KSeF.
Rozszerzenie funkcji KSeF
MF planuje kolejne moduły: płatności powiązane z KSeF, integracja z JPK, rozszerzenie o faktury dla konsumentów (B2C – docelowo dobrowolne).
2. Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
| Typ podatnika | Data obowiązku | Zakres |
|---|---|---|
| VAT czynny (krajowy) | 1 lutego 2026 | Wszystkie faktury B2B krajowe |
| VAT zwolniony podmiotowo | 1 kwietnia 2026 | Faktury na żądanie klienta B2B |
| VAT zwolniony przedmiotowo | 1 kwietnia 2026 | Faktury B2B |
| Transakcje B2C | Nie dotyczy (na razie) | Brak obowiązku dla faktur dla konsumentów |
| Faktury zagraniczne (eksport) | Nie dotyczy | Faktury do zagranicznych kontrahentów poza KSeF |
3. Etapy wdrożenia KSeF – co musisz zrobić?
Etap 1: Audyt systemu fakturowania
Sprawdź, z jakiego oprogramowania korzystasz do wystawiania faktur i czy ma już integrację z KSeF. Większość popularnych systemów (Comarch, Optima, Symfonia, Sage, Fakturownia, InFakt, Wfirma) posiada gotowe moduły KSeF lub zaplanowane aktualizacje.
Etap 2: Rejestracja i nadanie uprawnień w KSeF
Zaloguj się do portalu KSeF Ministerstwa Finansów przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nadaj uprawnienia osobom i systemom, które będą wystawiać faktury w imieniu firmy.
Etap 3: Integracja z systemem księgowym
Wybierz metodę integracji: bezpośrednie API (wymaga programisty), gotowa wtyczka do programu księgowego, lub zewnętrzna platforma pośrednicząca. Przetestuj wystawianie i odbieranie faktur w środowisku testowym KSeF przed datą obowiązku.
Etap 4: Aktualizacja procedur i szablonów faktur
Faktury w KSeF mają obowiązkowo format XML (FA(2)). Upewnij się, że Twoje szablony faktur zawierają wszystkie wymagane pola. Zaktualizuj wewnętrzne procedury obiegu faktur zakupowych – będą teraz dostępne w KSeF, nie w skrzynce mailowej.
Etap 5: Szkolenie pracowników
Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i akceptację faktur. Szczególną uwagę zwróć na obsługę awarii KSeF – w przypadku niedostępności systemu obowiązują specjalne tryby awaryjne.
Etap 6: Testy i go-live
Przeprowadź minimum 2-tygodniowe testy na środowisku testowym KSeF. Zweryfikuj poprawność numerów KSeF, struktury XML i integracji z systemem księgowym. Dopiero po pomyślnych testach przełącz się na produkcję.
4. Tryb awaryjny KSeF
Co się stanie, gdy KSeF nie działa? MF przewidziało tryb awaryjny – w przypadku niedostępności systemu możliwe jest wystawienie faktury poza KSeF z obowiązkiem jej przesłania do systemu w ciągu 1 dnia roboczego od przywrócenia działania.
5. Sankcje za brak zgodności z KSeF
- Do 100% kwoty podatku VAT wynikającego z faktury wystawionej poza KSeF
- Do 18,7% wartości faktury netto – jeśli kwota wyższa niż powyżej
- Brak możliwości odliczenia VAT z faktury niewystawionej przez KSeF przez nabywcę
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Od kiedy dokładnie KSeF jest obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 roku dla czynnych podatników VAT, od 1 kwietnia 2026 roku dla podatników VAT zwolnionych.
Czy KSeF dotyczy faktur dla osób prywatnych (B2C)?
Nie – obowiązek dotyczy wyłącznie transakcji B2B (między firmami). Faktury dla konsumentów nadal mogą być wystawiane tradycyjnie.
Co z fakturami zagranicznymi?
Faktury wystawiane dla zagranicznych kontrahentów (eksport, WDT) nie przechodzą przez KSeF – system obejmuje wyłącznie krajowe transakcje B2B.
Czy mogę dalej wystawiać faktury w PDF po 1 lutego 2026?
Nie w obrocie B2B krajowym. Faktury PDF wysyłane mailem tracą ważność prawną w relacjach z polskimi firmami VAT czynnymi. Jedyną dopuszczalną formą staje się faktura KSeF z numerem QR.
Jak sprawdzić, czy mój program do fakturowania obsługuje KSeF?
Sprawdź na stronie producenta oprogramowania lub skontaktuj się z pomocą techniczną. Lista systemów z certyfikowaną integracją KSeF jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl).
Sprawdź checklistę wdrożenia KSeF
Masz wszystko gotowe? Przejdź przez naszą szczegółową checklistę wdrożeniową i upewnij się, że nic nie umknęło.