Rządowa aplikacja KSeF czy komercyjny program do faktur: co wybrać

Jeszcze do niedawna wybór programu do faktur był dla wielu firm wyłącznie kwestią wygody. Jedni korzystali z Excela, inni z prostych generatorów online, część przedsiębiorców wysyłała PDF-y bezpośrednio z programu księgowego. KSeF całkowicie zmienia ten model działania.

Teraz przedsiębiorcy muszą nie tylko wystawiać faktury elektroniczne, ale też komunikować się z centralnym systemem Ministerstwa Finansów. Sama faktura przestała być zwykłym dokumentem sprzedaży — staje się elementem państwowego obiegu danych. Dlatego coraz więcej firm zadaje sobie pytanie: czy wystarczy darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów, czy lepiej od razu przejść na komercyjny system do faktur?

Rządowa aplikacja KSeF nie zastępuje pełnego systemu do sprzedaży

Ministerstwo Finansów rzeczywiście przygotowało bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF. Przedsiębiorcy będą mogli korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF oraz aplikacji mobilnej umożliwiającej wystawianie i odbieranie faktur.

Dla najmniejszych działalności to ważna informacja. Problem polega jednak na tym, że wiele osób traktuje rządową aplikację jak kompletny program do prowadzenia sprzedaży. Tymczasem jej rola jest znacznie bardziej podstawowa.

Aplikacja MF pozwala spełnić obowiązek ustawowy, ale nie została stworzona z myślą o wygodzie codziennej pracy firmy. Różnica zaczyna być widoczna szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca wystawia większą liczbę dokumentów i musi jednocześnie pilnować obiegu faktur, numerów KSeF, statusów wysyłki oraz dostępu użytkowników do systemu.

KSeF oznacza znacznie więcej obowiązków administracyjnych, niż początkowo zakładało wielu przedsiębiorców. Faktura musi zostać poprawnie zapisana w strukturze XML, przejść walidację systemu i otrzymać numer identyfikacyjny. Dopiero wtedy staje się oficjalnym dokumentem.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że system weryfikuje poprawność pliku oraz uprawnienia osoby wysyłającej dokument. Jeśli pojawią się błędy, faktura zostanie odrzucona i trzeba przygotować nowy dokument. Przy ręcznej obsłudze większej liczby faktur ryzyko pomyłek szybko zaczyna rosnąć.

Największą przewagą komercyjnych systemów nie są dodatkowe funkcje

Wiele firm porównuje dziś darmową aplikację z płatnym systemem głównie przez pryzmat kosztów abonamentu. Tymczasem najważniejsza różnica dotyczy automatyzacji pracy.

Nowoczesne programy zintegrowane z KSeF potrafią samodzielnie pobierać dane kontrahenta po numerze NIP, automatycznie wstawiają nazwę produktu lub usługi na fakturze, zapisywać historię dokumentów, wysyłać faktury do systemu, odbierać dokumenty zakupowe i generować korekty. Co więcej, część z nich oferuje nawet automatyczne wystawianie faktur cyklicznych, co powoduje całkowite zdjęcie z przedsiębiorcy obowiązku fakturowania. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi traktować każdej faktury jak osobnego procesu technicznego.

To szczególnie ważne po wejściu obowiązkowego KSeF, ponieważ firmy będą nie tylko wystawiały dokumenty przez system Ministerstwa Finansów, ale również odbierały w nim faktury zakupowe. Oznacza to zupełnie nowy obieg dokumentów i dodatkowe procesy, które trzeba stale kontrolować. Z tego powodu przedsiębiorcy coraz częściej szukają nie tyle „programu zgodnego z KSeF”, ile systemu, który zdejmie z nich techniczną obsługę całego procesu.

Warto również dodać, że KSeF sprzyja księgowości online. Skoro nie trzeba zbierać dokumentów kosztowych, tylko wszystkie one znajdują się w jednym miejscu, to samoksięgowanie jest prostsze jak nigdy wcześniej. Na przykładzie Faktura.pl wystarczy ściągnąć jednym kliknięciem fakturę kosztową, i dosłownie kilkoma kliknięciami ją zaksięgować. Przed KSeF ten proces trwał znacznie dłużej.

Darmowe rozwiązanie przestaje być darmowe przy większej liczbie faktur

Firmy wystawiające jedną lub dwie faktury miesięcznie prawdopodobnie poradzą sobie z aplikacją Ministerstwa Finansów. Schody zaczynają się wtedy, gdy sprzedaż staje się regularna.

Eksperci Faktura.pl zajmujący się wdrożeniami KSeF zwracają uwagę, że rządowa aplikacja nie została zaprojektowana pod intensywną codzienną pracę. Ograniczenia dotyczą między innymi wygody obsługi większej liczby dokumentów czy zarządzania roboczymi wersjami faktur.

To wtedy przedsiębiorca zaczyna odczuwać, ile czasu zajmuje ręczne wpisywanie danych, kontrolowanie poprawności wysyłki oraz pilnowanie statusów dokumentów. Koszt nie pojawia się już w abonamencie, ale w czasie pracy właściciela firmy lub pracowników.

Część przedsiębiorców dochodzi dziś do dość niewygodnego wniosku: darmowa aplikacja wcale nie musi być najtańszym rozwiązaniem.

KSeF skończył epokę faktur w Excelu

Jednym z najmocniej niedocenianych skutków nowych przepisów jest koniec ręcznego fakturowania. Stare programy offline, arkusze Excel czy ręcznie tworzone dokumenty nie są w stanie poprawnie komunikować się z systemem Ministerstwa Finansów.

Przedsiębiorcy – z konieczności całkowitej zmiany sposobu wystawiania dokumentów – coraz częściej szukają systemów, które automatycznie aktualizują zmiany prawne, integrują się z księgowością i nie wymagają technicznej wiedzy dotyczącej KSeF.

Z tego też powodu rośnie zainteresowanie rozwiązaniami takimi jak program do KSeF dla JDG, który pozwala przejść na nowy model fakturowania bez budowania własnego zaplecza technicznego.

Firmy coraz częściej myślą o KSeF jak o ryzyku organizacyjnym

Jeszcze kilka miesięcy temu dyskusja wokół KSeF koncentrowała się głównie na terminach wdrożenia i nowych przepisach. Dziś pojawiają się pytania o awarie KSeF, działanie trybu offline, bezpieczeństwo danych i dostęp do dokumentów. Nie są to obawy przypadkowe, bo pierwsze dni działania KSeF pokazały, że te pytania nie były bezzasadne. W publikacjach ekspertów Faktura.pl dotyczących KSeF wielokrotnie zwracano uwagę na kwestie techniczne oraz problemy organizacyjne związane z wdrożeniem systemu.

Wiele firm dzięki temu zaczyna patrzeć na program do faktur nie jak na prosty dodatek do księgowości, ale jak na narzędzie organizujące codzienną pracę przedsiębiorstwa. Od tego zależy dziś wybór między darmową aplikacją Ministerstwa Finansów a komercyjnym systemem do faktur. Dla jednych wystarczające będzie podstawowe narzędzie pozwalające spełnić obowiązek ustawowy. Inni uznają, że ważniejsze od samej zgodności z przepisami staje się ograniczenie chaosu i odzyskanie czasu, który wcześniej nie był potrzebny do obsługi faktur.