Czy ChatGPT i inne narzędzia AI to koszt uzyskania przychodu?

Tak, jeśli spełniony jest podstawowy warunek: wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Subskrypcja ChatGPT używana do tworzenia treści, automatyzacji pracy lub obsługi klienta spełnia ten warunek. Zalecane jest krótkie uzasadnienie w dokumentacji firmowej.

Czy można odliczyć VAT od usług zagranicznych jak ChatGPT?

Tak, ale przez mechanizm odwrotnego obciążenia. Sam naliczasz VAT należny (wykazujesz go w deklaracji) i jednocześnie ten sam VAT traktujesz jako naliczony do odliczenia. Jeśli prowadzisz wyłącznie sprzedaż opodatkowaną, efekt jest neutralny – VAT należny = VAT do odliczenia = 0 zł dodatkowego kosztu.

Mała Firma – AI i Technologie

Sztuczna Inteligencja w Małej Firmie: Jak Rozliczyć ChatGPT i Inne Narzędzia AI?

Kupujesz subskrypcję ChatGPT, Midjourney czy Notion AI – i nagle pojawia się pytanie: co zrobić z tą fakturą? Czy to w ogóle koszt firmowy? Skąd wziąć VAT, skoro firma jest zagraniczna? Ten artykuł odpowie na wszystkie te pytania – konkretnie i bez owijania w bawełnę.

TL;DR: Subskrypcja narzędzia AI (ChatGPT, Midjourney, Notion AI itd.) używanego w firmie jest kosztem uzyskania przychodu. Faktura od zagranicznego dostawcy podlega mechanizmowi odwrotnego obciążenia VAT – sam wykazujesz VAT należny i jednocześnie go odliczasz. Efekt: VAT = neutralny, cała kwota netto idzie w koszty.

1. Dlaczego narzędzia AI to temat podatkowy, a nie tylko technologiczny?

Polscy przedsiębiorcy wydają rocznie setki milionów złotych na subskrypcje zagranicznych narzędzi SaaS i AI. ChatGPT Plus, Midjourney, GitHub Copilot, Adobe Firefly, Jasper, Notion AI – lista jest długa i rośnie z każdym miesiącem. Tymczasem większość firm traktuje te opłaty jak „drobne wydatki", zapominając o prawidłowym ujęciu podatkowym.

Skutki zaniedbania mogą być podwójne: z jednej strony stracisz możliwość odliczenia realnych kosztów firmowych, z drugiej – możesz narazić się na zarzut zaniżenia VAT-u należnego z tytułu importu usług. Dlatego warto to raz zrozumieć i zrobić dobrze.

2. Jak rozliczyć fakturę za ChatGPT krok po kroku

ChatGPT to produkt amerykańskiej firmy OpenAI. Każda płatność za ChatGPT Plus lub ChatGPT Team jest transgraniczną usługą elektroniczną. W Polsce obowiązuje dla niej mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge).

Pobierz dokument z konta OpenAI – w ustawieniach konta (Settings → Billing) dostępna jest historia płatności z dokumentami. Przy koncie firmowym możesz wpisać NIP, by dokument był wystawiony na firmę.
Zakwalifikuj jako import usług – usługa elektroniczna od podmiotu spoza UE, świadczona na rzecz podatnika VAT w Polsce. Zastosowanie: art. 28b ustawy o VAT.
Nalicz VAT należny – sam wystawiasz w swoim systemie fakturę wewnętrzną (lub zapis w ewidencji VAT) z VAT 23% od wartości netto. Ten VAT wykazujesz w JPK_V7 jako VAT należny.
Odlicz VAT naliczony – jeśli narzędzie służy do wykonywania czynności opodatkowanych (a usługi B2B zazwyczaj tak), ten sam VAT możesz jednocześnie wykazać jako VAT naliczony do odliczenia. Efekt netto: 0 zł do zapłaty.
Zaksięguj kwotę netto w kosztach – wartość netto faktury (bez VAT) trafia do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, w którym poniosłeś wydatek.

Przykład: ChatGPT Plus kosztuje 20 USD/mies. ≈ 82 zł netto. Naliczasz VAT 23% = 18,86 zł (VAT należny i jednocześnie naliczony – neutralny). 82 zł netto idzie do kosztów. Oszczędność podatkowa: 82 zł × 19% (liniowy) = 15,58 zł podatku mniej każdego miesiąca. Rocznie: ok. 187 zł – za coś, co i tak kupujesz.

3. Czy AI to koszt uzyskania przychodu? Warunki

Tak – ale musisz spełnić jeden podstawowy warunek, który stosuje się do każdego kosztu firmowego:

Wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodu (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Nie może być w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów.

W praktyce oznacza to, że subskrypcja AI jest kosztem, jeśli narzędzie faktycznie używasz w działalności. Poniżej znajdziesz konkretne przykłady dla różnych branż.

Kto może zaliczyć narzędzia AI do kosztów?

Copywriter / marketer: ChatGPT do tworzenia treści, Jasper do reklam – koszt firmowy TAK
Programista / developer: GitHub Copilot do asystowania przy kodowaniu – koszt firmowy TAK
Grafik / designer: Midjourney lub Adobe Firefly do generowania grafik – koszt firmowy TAK
Konsultant / analityk: Notion AI, ChatGPT do przygotowywania raportów – koszt firmowy TAK
Prywatna subskrypcja ChatGPT bez związku z firmą – koszt firmowy NIE

UWAGA! Nie ma wymogu, by narzędzie AI było używane wyłącznie do celów firmowych. Wystarczy, że jest używane przede wszystkim lub istotnie w działalności. Jednak dla własnego bezpieczeństwa warto mieć krótką notatkę w dokumentacji, opisującą cel zakupu.

4. Przegląd popularnych narzędzi AI – jak je rozliczać

🤖

ChatGPT Plus / Team (OpenAI, USA)
Import usług, odwrotne obciążenie VAT 23%. Netto do kosztów. Pobierz dokument z konta: Settings → Billing.

🎨

Midjourney (USA)
Import usług, odwrotne obciążenie VAT 23%. Płatność przez Discord – pobierz dokument z sekcji „Billing" w ustawieniach konta Midjourney.

💻

GitHub Copilot (Microsoft, USA/Irlandia)
Jeśli faktura od Microsoft Irlandia – import usług z UE (art. 28b). Mechanizm taki sam: odwrotne obciążenie.

📝

Notion AI (USA)
Import usług elektronicznych, odwrotne obciążenie. Notion wystawia dokument na żądanie – wpisz NIP w ustawieniach konta.

🔍

Perplexity Pro (USA)
Import usług, odwrotne obciążenie VAT 23%. Netto do kosztów. Dokumenty dostępne w historii płatności.

🇵🇱

Polskie narzędzia AI (np. Adream, Senuto AI)
Zwykła polska faktura VAT. Bez odwrotnego obciążenia. Odliczasz VAT normalnie, netto do kosztów.

5. Odliczenie VAT od usług zagranicznych – typowe błędy

Niewykazanie VAT należnego: Najczęstszy błąd. Przedsiębiorca kupuje subskrypcję i nie wykazuje VAT od importu usług. To zaniżenie podatku należnego – możliwe sankcje podczas kontroli.
Brak dokumentu kosztowego: Samo obciążenie karty kredytowej to nie koszt firmowy. Musisz posiadać fakturę lub inny dokument potwierdzający transakcję. Większość zagranicznych platform wystawia go na żądanie – sprawdź ustawienia konta.
Przeliczenie walut: Faktura w USD lub EUR musi być przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą faktury. Nie kurs z wyciągu bankowego!
Subskrypcja na konto prywatne: Jeśli konto ChatGPT jest założone na prywatny adres e-mail i płatność idzie z karty prywatnej – trudno udowodnić związek z działalnością. Warto mieć osobne konto firmowe lub przynajmniej mieć dokument na dane firmy.

6. Często zadawane pytania (FAQ)

1. Jak rozliczyć fakturę za ChatGPT w firmie?

To import usług elektronicznych podlegający odwrotnemu obciążeniu VAT. Sam naliczasz VAT 23% (VAT należny) i jednocześnie odliczasz go jako naliczony – efekt neutralny. Kwotę netto zaliczasz do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu płatności.

2. Czy AI to koszt uzyskania przychodu?

Tak, jeśli narzędzie jest używane w działalności gospodarczej. Subskrypcja ChatGPT, Midjourney czy GitHub Copilot używana do tworzenia treści, kodowania lub automatyzacji pracy spełnia warunek związku z przychodem. Zalecana krótka notatka w dokumentacji firmowej opisująca cel zakupu.

3. Czy mogę odliczyć VAT od usług zagranicznych?

Tak, przez mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge). Sam wykazujesz VAT należny w JPK_V7 i jednocześnie VAT naliczony do odliczenia. Jeśli prowadzisz wyłącznie sprzedaż opodatkowaną (typowe B2B), efekt jest neutralny: dodatkowy koszt = 0 zł.

4. Co jeśli nie mam faktury za ChatGPT?

Musisz ją pobrać samodzielnie z panelu konta. W ustawieniach ChatGPT (Settings → Billing) dostępna jest historia płatności z dokumentami PDF. Przy koncie firmowym wpisz NIP w danych rozliczeniowych – dokument będzie wystawiony na firmę.

5. Jak przeliczyć fakturę w USD na PLN?

Stosujesz kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia faktury. Nie kurs z wyciągu bankowego ani kurs transakcji. Datę kursu i jego wartość zapisujesz w ewidencji kosztów.

Podsumowanie: Narzędzia AI to dziś realne narzędzia pracy – i powinny być traktowane podatkowo tak samo jak komputer czy telefon. Prawidłowe rozliczenie to 15–30 minut pracy raz na miesiąc i realna oszczędność podatkowa. Warto.

Przewodnik przygotowany przez online-ksiegowosc.pl w oparciu o aktualny stan prawny na luty 2026 r.