Co zrobić gdy KSeF nie działa?

Skorzystaj z trybu awaryjnego – wystaw fakturę poza KSeF (PDF, papier) z adnotacją 'Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF'. Prześlij ją do KSeF w ciągu następnego dnia roboczego po ustąpieniu awarii.

Czy za fakturę awaryjną grożą kary?

Nie – jeśli przestrzegasz procedury i prześlesz fakturę do KSeF w wymaganym terminie (następny dzień roboczy). Kara grozi tylko gdy świadomie omijasz obowiązek lub nie przesyłasz faktury w terminie.

Czy brak internetu po mojej stronie uprawnia do trybu awaryjnego?

Tak – brak dostępu do KSeF z powodu braku internetu po stronie podatnika traktowany jest jak tryb awaryjny. Prześlij fakturę niezwłocznie po odzyskaniu połączenia.

KSeF 2026

KSeF Offline – Tryb Awaryjny i Brak Internetu 2026

Nie zawsze masz internet. System MF też może mieć awarię. Ministerstwo Finansów przewidziało tryb awaryjny – możesz wystawić fakturę poza KSeF, ale musisz ją później wgrać do systemu.

TL;DR: Gdy KSeF jest niedostępny (awaria MF lub brak internetu po Twojej stronie), wystawiasz fakturę poza KSeF w trybie awaryjnym. Masz czas do następnego dnia roboczego po ustąpieniu awarii na przesłanie faktury do KSeF. Faktura wystawiona w trybie awaryjnym jest ważna – nabywca może ją zaksięgować.

1. Dwa rodzaje sytuacji awaryjnych

Sytuacja	Co się dzieje	Procedura
Awaria systemu KSeF (po stronie MF)	KSeF oficjalnie niedostępny; MF ogłasza awarię	Tryb awaryjny – faktura poza KSeF + upload następnego dnia
Brak internetu (po stronie podatnika)	KSeF działa, ale Ty nie masz połączenia	Tryb awaryjny – faktura poza KSeF + upload po odzyskaniu połączenia

2. Jak sprawdzić, czy KSeF ma awarię?

Strona podatki.gov.pl – komunikaty o niedostępności systemu
API KSeF – endpoint /api/common/Status zwraca status systemu
Programy do fakturowania – większość integruje status KSeF i wyświetla alert przy awarii

3. Procedura trybu awaryjnego – krok po kroku

Stwierdź brak dostępu – sprawdź czy problem leży po stronie MF czy po Twojej stronie.
Wystaw fakturę offline – użyj programu w trybie offline, wyeksportuj jako PDF lub wystaw papierowo.
Oznacz fakturę – dodaj adnotację: „Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF".
Dostarcz fakturę nabywcy – wyślij PDF mailem lub przekaż papierowo. Jest ważna podatkowo.
Prześlij do KSeF – następny dzień roboczy po ustąpieniu awarii. Faktura otrzyma numer KSeF.
Przekaż numer KSeF nabywcy – dla jego systemów księgowych.

4. Terminy przesłania faktury awaryjnej

Sytuacja	Termin
Awaria MF krótsza niż 1 dzień roboczy	Następny dzień roboczy po ustąpieniu awarii
Awaria MF dłuższa	MF może przedłużyć termin – śledź komunikaty na podatki.gov.pl
Brak internetu po stronie podatnika	Niezwłocznie po odzyskaniu połączenia, max. następny dzień roboczy

5. Czy faktura awaryjna bez numeru KSeF jest ważna?

Tak – faktura wystawiona w trybie awaryjnym jest dokumentem ważnym podatkowo nawet zanim trafi do KSeF. Nabywca może na jej podstawie odliczyć VAT. Nie musi czekać na numer KSeF.

6. Kary za faktury awaryjne

Brak kary – jeśli przestrzegasz procedury. Kara grozi gdy: świadomie wystawiasz faktury poza KSeF udając tryb awaryjny, nie przesyłasz faktury awaryjnej w terminie, lub systematycznie używasz trybu awaryjnego bez podstawy. Szczegóły kar: Sankcje i Kary w KSeF 2026

7. Faktury w terenie i bez zasięgu

Brak zasięgu mobilnego = brak dostępu do KSeF = tryb awaryjny. Wiele programów mobilnych obsługuje tryb offline – zapisuje fakturę lokalnie i automatycznie przesyła do KSeF po odzyskaniu połączenia.

Artykuł przygotowany przez online-ksiegowosc.pl na podstawie aktualnego stanu prawnego (2026 r.).