KSeF w Praktyce – Najczęstsze Pytania Przedsiębiorców (FAQ 2026)
KSeF rodzi wiele praktycznych pytań, na które trudno znaleźć jednoznaczne odpowiedzi w gąszczu przepisów. Zebraliśmy te najczęściej zadawane przez przedsiębiorców i odpowiadamy na nie konkretnie – bez żargonu prawniczego.
Podstawy i dostęp do systemu
Nie – podpis kwalifikowany to jedna z kilku metod uwierzytelnienia w KSeF, ale nie obowiązkowa. Możesz skorzystać z:
- → Profilu Zaufanego – bezpłatny, wystarczający dla zdecydowanej większości małych firm
- → Podpisu kwalifikowanego – płatny, wymagany przez niektóre systemy ERP przy automatycznej integracji API
- → Tokenu API – dla systemów programistycznych łączących się automatycznie z KSeF
Jeśli korzystasz z programu do fakturowania z wbudowaną integracją KSeF, w ogóle nie musisz się logować do portalu rządowego – program robi to za Ciebie z użyciem tokena.
Nie – to jedna z kluczowych zmian względem dotychczasowych e-faktur. Faktura KSeF jest uznana za wystawioną i skutecznie doręczoną z chwilą nadania jej numeru referencyjnego przez system Ministerstwa Finansów.
Nabywca nie musi: akceptować faktury, potwierdzać jej odbioru, wyrażać zgody na e-fakturę. Ma jedynie dostęp do faktury przez swoje konto w KSeF i może ją pobrać w dowolnym momencie.
Każda faktura ma dwa numery: Twój własny numer (np. FV/01/2026 – nadany przez Twój program) oraz numer KSeF (numer referencyjny nadany przez system MF, np. długi ciąg cyfr i liter).
Swój własny schemat numeracji możesz zachować bez zmian. Jedynym wymogiem jest umieszczenie numeru KSeF na wizualizacji faktury przesyłanej do klientów – żeby mogli łatwo odszukać dokument w systemie.
Faktury zaliczkowe i korygujące
Faktury zaliczkowe są objęte KSeF na tych samych zasadach co faktury zwykłe – musisz je wystawiać przez system. Schemat XML dla faktury zaliczkowej zawiera specjalne pola oznaczające jej charakter (zaliczka, kwota zaliczki, numer zamówienia).
Faktura końcowa (rozliczeniowa) w KSeF musi zawierać odniesienie do numeru KSeF faktury zaliczkowej – system automatycznie powiązuje oba dokumenty.
Korekta faktury w KSeF działa podobnie jak zwykła faktura – wystawiasz ją przez system z odpowiednim oznaczeniem oraz numerem KSeF dokumentu korygowanego.
Kluczowa zmiana: Znika obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę! Korekta in minus jest skuteczna z chwilą nadania jej numeru KSeF – nie czekasz na odpowiedź od klienta. To znaczne uproszczenie dla firm wystawiających dużo korekt.
Nota korygująca (wystawiana przez nabywcę w celu poprawienia błędów formalnych na fakturze) zostaje wyeliminowana przy KSeF. Skoro faktura jest już w systemie rządowym, jej korygowanie notą od nabywcy nie ma sensu technicznego.
Błędy formalne na fakturze KSeF poprawia wystawca przez fakturę korygującą. Nie ma już możliwości wystawienia noty korygującej do faktury KSeF.
Sprzedaż zagraniczna i szczególne przypadki
To zależy od rodzaju transakcji:
- → WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) dla nabywcy z polskim NIP – objęte KSeF
- → Eksport towarów – objęty KSeF
- → Usługi dla firm z UE bez polskiego NIP – poza KSeF
- → Faktury w procedurze OSS/IOSS – wyłączone z KSeF
- → Sprzedaż B2C za granicę – poza KSeF
Nie – faktury od zagranicznych dostawców (bez polskiego NIP) nie trafiają do KSeF i nie musisz ich tam rejestrować. Nadal otrzymujesz je tradycyjnie (mail, poczta) i samodzielnie archiwizujesz.
KSeF dotyczy wyłącznie faktur wystawianych przez polskich podatników (z polskim NIP) dla polskich kontrahentów (z polskim NIP lub na eksport).
Paragon z NIP nabywcy (tzw. faktura uproszczona do 450 zł) jest tymczasowo wyłączony z KSeF – nadal działa na dotychczasowych zasadach jako faktura uproszczona do kwoty 450 zł brutto.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało docelowe objęcie faktur uproszczonych KSeF, ale termin nie jest jeszcze ustalony. Na razie – bez zmian.
Faktury dla osób fizycznych (B2C)
Nie – faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (B2C) są wyłączone z obowiązku KSeF. Możesz je nadal wystawiać tradycyjnie.
Możesz jednak dobrowolnie wysyłać faktury B2C do KSeF – co może być wygodne, gdy używasz jednego systemu dla wszystkich faktur. To jednak opcja, nie obowiązek.
Jeśli wystawisz fakturę B2C dobrowolnie przez KSeF, klient indywidualny (osoba fizyczna) może uzyskać dostęp do faktury przez specjalny kod QR lub link generowany przez KSeF. Nie wymaga to posiadania konta firmowego w systemie.
W praktyce większość firm obsługujących klientów indywidualnych nadal wysyła PDF mailem – co jest w pełni dopuszczalne dla faktur B2C.
Techniczne aspekty KSeF
Faktura KSeF jest przesyłana do systemu MF jako plik XML zgodny ze strukturą FA(2) (Faktura elektroniczna w formacie ustandaryzowanym, wersja 2). Jest to schema zdefiniowana przez Ministerstwo Finansów i aktualizowana wraz ze zmianami prawnymi.
Twój program do fakturowania generuje ten XML automatycznie – nie musisz znać technikaliów. Ważne tylko, żeby Twoje oprogramowanie obsługiwało aktualną wersję schematu.
System KSeF przyjmuje faktury w czasie rzeczywistym – w normalnych warunkach numer KSeF jest nadawany w ciągu kilku sekund. Maksymalny czas przetwarzania zależy od obciążenia systemu, ale zazwyczaj nie przekracza kilku minut.
Jeśli system nie odpowie w ciągu wyznaczonego czasu (np. podczas awarii), Twój program powinien automatycznie ponowić próbę wysłania. Jeśli awaria trwa długo – przełącz się na tryb awaryjny.
Tak – system KSeF jest dostępny całą dobę, 7 dni w tygodniu, przez 365 dni w roku. Możesz wystawiać faktury w sobotę, niedzielę i w święta.
Planowane przerwy techniczne (maintenance) są ogłaszane z wyprzedzeniem przez Ministerstwo Finansów. W czasie takich przerw obowiązują zasady trybu awaryjnego.
Praktyczne sytuacje z życia firmy
Faktury wysłanej do KSeF nie można usunąć ani edytować. Jedynym sposobem poprawienia błędu jest wystawienie faktury korygującej. Korekta zeruje lub zmienia wartości wskazane w pierwotnym dokumencie.
Dlatego tak ważna jest weryfikacja danych przed wysłaniem – szczególnie NIP nabywcy, stawki VAT i wartości. Wiele programów fakturujących ma wbudowane walidatory sprawdzające poprawność danych przed wysłaniem do KSeF.
Nie ma takiego prawnego obowiązku – KSeF to wymóg ustawowy i kontrahenci powinni być świadomi jego istnienia. Jednak z biznesowego punktu widzenia warto poinformować stałych klientów, że:
- → Faktury od Ciebie będą teraz dostępne w KSeF (mogą je pobrać ze swojego konta)
- → Nadal możesz wysyłać PDF mailem jako ułatwienie
- → Numery KSeF będą widoczne na dokumentach
Tak – jeśli Twoje biuro rachunkowe wystawia faktury lub pobiera faktury w Twoim imieniu, musisz aktywnie nadać mu uprawnienia w systemie KSeF. Biuro nie ma automatycznego dostępu do Twojego konta – uprawnienie wymaga Twojego działania.
Uprawnienia nadajesz w Portalu Podatnika, wskazując NIP biura i zakres dostępu (wystawianie, odbiór lub oba). Możesz je w każdej chwili cofnąć.
Nie – faktura proforma to dokument handlowy, nie księgowy. Nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT, więc nie jest objęta KSeF. Możesz ją nadal wystawiać w dowolny sposób.
Pamiętaj jednak, żeby dokument proforma był wyraźnie oznaczony jako „PROFORMA" – żeby nie był mylony z fakturą VAT wymagającą wpisu do KSeF.
Artykuł przygotowany przez online-ksiegowosc.pl na podstawie aktualnego stanu prawnego (luty 2026 r.). FAQ aktualizowane na bieżąco.
