Sankcje i Kary w KSeF – Czego Się Spodziewać? (2026)
KSeF to nie prośba – to obowiązek z konkretnymi karami. Ustawodawca przewidział sankcje finansowe za każdą fakturę wystawioną poza systemem. Dowiedz się, ile to kosztuje, kiedy kary są nakładane i jak się przed nimi chronić.
1. Wysokość kar – tabela sankcji
Minimalna kara: 1 000 zł za każdą fakturę. Kara jest nakładana za każdy dokument z osobna – przy dużej liczbie faktur może szybko osiągnąć znaczące kwoty.
Dotyczy faktur w procedurze odwrotnego obciążenia, transakcji zwolnionych z VAT oraz eksportu. Kara obliczana jest od całej wartości brutto faktury.
Faktura zawierająca błędne dane (np. nieprawidłowy NIP nabywcy, błędna stawka VAT), jeśli skutkuje uszczupleniem należności podatkowej, traktowana jest jak brak wystawienia.
Kara za opóźnienie jest niższa niż za brak wystawienia – jej wysokość jest ustalana przez organ podatkowy z uwzględnieniem okoliczności i czasu opóźnienia.
2. Kiedy kary są nakładane?
To kluczowe pytanie, które uspokaja wielu przedsiębiorców – ale nie powinno uśpić czujności. Kary KSeF nie są nakładane automatycznie przez system informatyczny. Wymagają:
- Wszczęcia postępowania przez naczelnika urzędu skarbowego
- Wydania decyzji administracyjnej
- Możliwości odwołania przez podatnika
3. Błędy techniczne – co jeśli system odrzuci fakturę?
KSeF to system informatyczny, który może odrzucić fakturę z powodów technicznych (błędny schemat XML, nieprawidłowe dane, problem z podpisem elektronicznym). Co wtedy?
- Faktura odrzucona przez KSeF = nie jest uznana za wystawioną. Musisz poprawić błąd i wysłać ponownie.
- Podatnik ma czas na ponowne wysłanie – system generuje komunikat błędu ze wskazaniem przyczyny odrzucenia.
- Za fakturę odrzuconą i niezwłocznie poprawioną kary zazwyczaj nie są nakładane – decyduje intencja i czas reakcji.
4. Tryb awaryjny – co jeśli KSeF nie działa?
Ministerstwo Finansów przewidziało sytuacje, w których system KSeF jest niedostępny. W takich przypadkach obowiązuje tryb awaryjny:
| Sytuacja | Co robisz | Termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|
| Awaria KSeF ogłoszona przez MF | Wystawiasz fakturę poza KSeF (PDF, program) | Do końca następnego dnia roboczego po ustąpieniu awarii |
| Problemy po stronie Twojego systemu (nie MF) | Nie masz prawa do trybu awaryjnego – musisz rozwiązać problem technicznie | Brak – konieczne wystawienie przez KSeF |
| Brak internetu po stronie podatnika | Zależy od okoliczności – zalecany kontakt z US w przypadku dłuższej przerwy | Ustalany indywidualnie |
5. Jak się chronić przed karami?
- Wdróż KSeF przed terminem obowiązku – masz czas na testy i korekty błędów.
- Stwórz procedurę awaryjną – co robisz, gdy KSeF nie działa? Kto podejmuje decyzję o trybie awaryjnym?
- Monitoruj komunikaty MF – Ministerstwo ogłasza awarie na swojej stronie i przez API. Zapisz się na powiadomienia.
- Archiwizuj potwierdzenia z KSeF – każda przyjęta faktura ma numer KSeF. Zachowuj te numery jako dowód prawidłowego wystawienia.
- Regularnie weryfikuj poprawność integracji – sprawdzaj, czy faktury rzeczywiście docierają do KSeF, a nie są odrzucane po cichu.
Czy kara może być niższa niż maksimum?
Tak – organ podatkowy nakłada karę w wysokości „do" wskazanej w ustawie, uwzględniając okoliczności naruszenia, jego wagę, czas trwania, umyślność oraz postawę podatnika. Firmy, które samodzielnie zgłosiły błąd i go naprawiły, mogą liczyć na niższe sankcje.
Co z biurem rachunkowym, które nie wdrożyło KSeF?
Odpowiedzialność za wystawienie faktury spoczywa na podatniku (właścicielu NIP). Biuro rachunkowe działające w imieniu klienta jest jego reprezentantem – błąd biura może być podstawą do roszczeń odszkodowawczych wobec biura, ale kara podatkowa i tak dotyczy klienta.
Artykuł przygotowany przez online-ksiegowosc.pl na podstawie aktualnego stanu prawnego (luty 2026 r.).
