Faktury Proforma i Zaliczkowe w KSeF 2026 – Co Się Zmienia?
Faktura proforma, faktura zaliczkowa, faktura końcowa – trzy dokumenty, które często idą razem, a przedsiębiorcy mylą ich statusy. KSeF traktuje każdy z nich inaczej.
1. Faktura proforma – czy wchodzi do KSeF?
NIE. Faktura proforma to dokument handlowy, nie podatkowy. Nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Służy jako oferta lub wezwanie do zapłaty przed realizacją transakcji. Możesz ją wystawiać w dowolnym formacie i wysyłać mailem jak dotychczas.
2. Faktura zaliczkowa – obowiązek KSeF
TAK – musi przejść przez KSeF. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje gdy otrzymasz całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy/wykonaniem usługi od podatnika VAT lub osoby prawnej.
| Element faktury zaliczkowej | Wymaganie |
|---|---|
| Data otrzymania zaliczki | Obowiązkowa (może różnić się od daty wystawienia) |
| Kwota zaliczki netto | Obowiązkowa |
| Stawka i kwota VAT od zaliczki | Obowiązkowa |
| Termin wystawienia | Do 15. dnia miesiąca następnego po otrzymaniu zaliczki |
3. Faktura końcowa – jak rozliczyć zaliczki
Po wykonaniu usługi lub dostawie wystawiasz fakturę końcową przez KSeF. Musi zawierać: całkowitą wartość transakcji, pomniejszenie o wcześniejsze zaliczki z odwołaniem do numerów KSeF faktur zaliczkowych, kwotę do dopłaty.
4. Przykład liczbowy
| Etap | Dokument | Kwota | KSeF? |
|---|---|---|---|
| Oferta | Faktura proforma | 6 000 zł (informacyjnie) | NIE |
| Zaliczka 50% | Faktura zaliczkowa | 5 000 netto + 1 150 VAT = 6 150 brutto | TAK |
| Wykonanie | Faktura końcowa | 5 000 netto + 1 150 VAT = 6 150 brutto (do dopłaty) | TAK |
5. Zaliczka zwrócona – co robić?
Jeśli transakcja nie doszła do skutku i zwracasz zaliczkę: zwróć pieniądze, wystaw fakturę korygującą „do zera" do faktury zaliczkowej przez KSeF. Nabywca musi skorygować odliczony VAT. Procedura korekt: Korekty faktur w KSeF 2026
Najczęstsze pytania
Czy muszę wystawiać fakturę zaliczkową, jeśli zaliczka i dostawa są w tym samym miesiącu?
Nie – możesz wystawić od razu fakturę końcową za całość. Wielu przedsiębiorców tak robi dla uproszczenia.
Kontrahent prosi o fakturę proforma z VAT – czy to możliwe?
Możesz podać kwotę VAT informacyjnie, ale dokument musi być wyraźnie oznaczony jako „PROFORMA". Bez tego ryzykujesz, że organ potraktuje go jak fakturę VAT.
Artykuł przygotowany przez online-ksiegowosc.pl na podstawie aktualnego stanu prawnego (2026 r.).
