Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Obowiązkowy KSeF wchodzi etapami: dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł) obowiązek wystąpił od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych podatników VAT czynnych – od 1 kwietnia 2026 r., a dla podatników zwolnionych z VAT – od 1 stycznia 2027 r.

Czy jednoosobowa działalność musi korzystać z KSeF?

Tak – każda JDG będąca czynnym podatnikiem VAT jest objęta obowiązkiem KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Wyjątkiem są JDG korzystające ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego) – te mają czas do 1 stycznia 2027 r.

Jakie są sankcje za brak wystawienia faktury w KSeF?

Za brak wystawienia faktury poprzez KSeF grozi kara do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze, nie mniej niż 1 000 zł za każdą fakturę. W przypadku braku VAT na fakturze kara wynosi do 18,7% wartości brutto faktury.

KSeF 2026

Obowiązkowy KSeF – kogo dotyczy i od kiedy? (2026)

Krajowy System e-Faktur stał się faktem. Ale kogo dokładnie obejmuje obowiązek, od kiedy i co grozi za jego ignorowanie? Wyjaśniamy bez zbędnych skrótów – od dużych firm przez MŚP aż po jednoosobowe działalności.

TL;DR: Czynni podatnicy VAT z obrotem ≥ 200 mln zł – obowiązek od 1 lutego 2026. Pozostali czynni podatnicy VAT – od 1 kwietnia 2026. Podatnicy zwolnieni z VAT – od 1 stycznia 2027. Kara za brak wdrożenia: do 100% VAT z faktury.

1. Etapy wdrażania obowiązku KSeF

Ustawodawca zdecydował się na stopniowe wprowadzanie obowiązku, uwzględniając wielkość firm. Dzięki temu mniejsi przedsiębiorcy mieli więcej czasu na adaptację systemów.

Grupa podatników	Data obowiązku	Kryterium
Duże firmy	1 lutego 2026	Obrót ≥ 200 mln zł w 2024 r.
Pozostali czynni podatnicy VAT	1 kwietnia 2026	Wszyscy zarejestrowani jako VAT czynny
Podatnicy zwolnieni z VAT	1 stycznia 2027	Zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe
Rolnicy ryczałtowi	1 stycznia 2027	Faktury VAT RR

Ważne: Termin „obrót 200 mln zł" dotyczy wartości sprzedaży brutto (wraz z VAT) wykazanej w deklaracjach za rok 2024. Jeśli Twoja firma przekroczyła tę wartość, obowiązek wystąpił już od 1 lutego 2026.

2. Zwolnienia i wyjątki – kto nie musi korzystać z KSeF?

Mimo powszechności obowiązku istnieje kilka kategorii transakcji i podmiotów, które są tymczasowo lub stale wyłączone z systemu.

Transakcje wyłączone z KSeF (trwale lub tymczasowo):

Faktury B2C: Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności – nie trafiają do KSeF (choć podatnik może je tam dobrowolnie wystawiać).
Faktury w procedurach OSS i IOSS: Sprzedaż zagraniczna w unijnych procedurach uproszczonych jest wyłączona z KSeF.
Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne: Nierezydenci bez polskiego NIP nie korzystają z KSeF.
Faktury w procedurze VAT marża: Tymczasowe wyłączenie – dotychczas nieobjęte pełnym obowiązkiem.
Faktury z kas fiskalnych: Paragony z NIP nabywcy (tzw. faktury uproszczone) – nadal poza KSeF do odwołania.

3. Co z VAT zwolnionym? – szczególna sytuacja

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT (podmiotowego – obrót poniżej 200 000 zł rocznie, lub przedmiotowego – np. lekarze, nauczyciele, ubezpieczeniowcy) mają dodatkowy rok: obowiązek wchodzi dla nich 1 stycznia 2027 r.

Co to oznacza w praktyce? Przez cały 2026 rok mogą oni wystawiać faktury w dotychczasowy sposób. Jednak już teraz warto się przygotować – zmiana systemu fakturowania wymaga czasu.

Uwaga dla zwalniających się z VAT: Jeśli w 2026 r. przekroczysz limit 200 000 zł i zarejestrujesz się jako czynny podatnik VAT, od razu obejmuje Cię obowiązek KSeF – bez okresu przejściowego.

4. KSeF a działalność jednoosobowa (JDG)

To pytanie zadaje sobie dziesiątki tysięcy freelancerów i soloprzedsiębiorców. Odpowiedź jest jednoznaczna:

JDG czynny podatnik VAT → obowiązek od 1 kwietnia 2026
JDG na zwolnieniu z VAT → obowiązek od 1 stycznia 2027
JDG wystawiająca faktury tylko dla osób fizycznych (B2C) → faktury B2C nadal poza KSeF, ale faktury B2B już w systemie

Jeśli prowadzisz JDG i wystawiasz faktury zarówno firmom, jak i osobom prywatnym – faktury dla firm musisz wystawiać przez KSeF, faktury B2C możesz wystawiać tradycyjnie.

5. Sankcje za brak wdrożenia KSeF

Ustawodawca nie pozostawił wątpliwości: ignorowanie obowiązku KSeF będzie kosztowne. Kary mają charakter finansowy i mogą być nakładane za każdą fakturę z osobna.

Naruszenie	Wysokość kary
Faktura z VAT wystawiona poza KSeF	Do 100% kwoty VAT, min. 1 000 zł za fakturę
Faktura bez VAT wystawiona poza KSeF	Do 18,7% wartości brutto faktury
Wystawienie faktury z błędem w KSeF	Do 100% kwoty VAT – identycznie jak brak wystawienia
Opóźnienie w wystawieniu faktury w KSeF	Sankcja proporcjonalna do czasu opóźnienia

Istotna zasada: Kary nie są nakładane automatycznie – urząd skarbowy musi wszcząć postępowanie. Jednak w przypadku kontroli podatkowej brak faktur w KSeF będzie pierwszą rzeczą sprawdzaną przez inspektorów.

Tryb awaryjny – czy kara grozi za awarię systemu?

Ministerstwo Finansów przewidziało sytuacje, gdy KSeF jest niedostępny. W trybie awaryjnym podatnik może wystawić fakturę poza systemem, a następnie ma obowiązek przesłać ją do KSeF w wyznaczonym terminie (zazwyczaj następnego dnia roboczego). Za faktury wystawione w trybie awaryjnym, dostarczone terminowo, kary nie są nakładane.

Czy mała firma z jednym pracownikiem też musi wdrożyć KSeF?

Tak – kryterium obowiązku to status podatnika VAT (czynny lub zwolniony), a nie wielkość zatrudnienia ani przychód. Firma z jednym pracownikiem będąca czynnym podatnikiem VAT jest objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r.

Co z fakturami wystawionymi przed datą obowiązku?

Faktury wystawione przed dniem wejścia obowiązku w życie pozostają ważne w dotychczasowej formie – nie ma potrzeby ich ponownego wystawiania w KSeF.

Czy nabywca musi zaakceptować fakturę z KSeF?

Nie – odbiorca faktury KSeF nie musi jej akceptować. Faktura jest uznana za wystawioną z chwilą nadania jej numeru KSeF przez system Ministerstwa Finansów.

Artykuł przygotowany przez online-ksiegowosc.pl na podstawie aktualnego stanu prawnego (luty 2026 r.).