KSeF a Obieg Dokumentów w Firmie – Co Się Zmieni?
KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur. To fundamentalna transformacja całego obiegu dokumentów finansowych w firmie. Dowiedz się, co konkretnie się zmieni – od momentu wystawienia faktury, przez jej archiwizację, aż po windykację należności.
1. Moment uznania faktury za wystawioną – kluczowa zmiana
To jedna z najważniejszych, a zarazem najmniej rozumianych zmian. Dotychczas faktura była wystawiona, gdy wystawiłeś dokument i go wysłałeś (mailem, pocztą, przekazałeś osobiście). W KSeF zasada jest inna:
Co to oznacza w praktyce?
- Nie możesz „anulować" faktury wysłanej do KSeF – jest już wystawiona. Możesz ją jedynie skorygować.
- Data wystawienia widoczna na fakturze = data nadania numeru KSeF. Nie możesz wstecz wystawić faktury.
- Termin płatności i termin VAT liczą się od daty nadania numeru KSeF.
2. Koniec z fakturami w wiadomościach e-mail
Przez lata standardem było: wystawiasz fakturę w PDF i wysyłasz ją mailem do klienta. W KSeF ten model znika jako oficjalna metoda dostarczenia faktury.
| Stary model | Model KSeF |
|---|---|
| Faktura w PDF na e-mail | Faktura w KSeF – nabywca pobiera ją ze swojego konta |
| Faktura drukowana i wysyłana pocztą | Plik XML z numerem KSeF – dokument elektroniczny |
| Brak pewności, że odbiorca otrzymał fakturę | Moment odbioru jest rejestrowany w systemie MF |
| Archiwizacja po stronie wystawcy i odbiorcy | Archiwizacja po stronie MF przez 10 lat |
W praktyce wiele firm nadal wysyła mailem wizualizację faktury w PDF jako ułatwienie dla kontrahenta. Jest to dopuszczalne – ale dokument PDF to tylko widok, nie oryginał. Oryginałem jest faktura w KSeF.
3. Automatyzacja księgowania – szansa dla firm
KSeF otwiera nowe możliwości automatyzacji, bo faktury są teraz ustandaryzowanymi plikami XML. Systemy ERP mogą automatycznie:
- Pobierać faktury zakupowe z KSeF w czasie rzeczywistym
- Weryfikować dane kontrahenta (NIP, nazwa, adres) przed zaksięgowaniem
- Automatycznie dekretować faktury na odpowiednie konta kosztowe
- Łączyć faktury z zamówieniami i dokumentami WZ (trójstronne dopasowanie)
- Generować raporty VAT bezpośrednio z systemu bez ręcznego wprowadzania
4. Zmiany w windykacji należności
KSeF wprowadza istotną zmianę, która ułatwia egzekwowanie należności. Faktura z numerem KSeF jest niepodważalnym dowodem wystawienia – system MF poświadcza jej autentyczność i datę.
- Łatwiejsze postępowanie nakazowe: Faktura z KSeF + wyciąg z systemu MF to silny dowód w sądzie bez konieczności przedstawiania papierowych oryginałów.
- Koniec sporu „nie dostałem faktury": Faktura dostępna w KSeF jest uznana za doręczoną – nabywca miał do niej dostęp w systemie.
- Szybsza weryfikacja płatności: Integracja systemów ERP z KSeF pozwala automatycznie monitorować, które faktury nie zostały opłacone.
5. Archiwizacja – 10 lat po stronie państwa
To jedna z największych korzyści KSeF dla firm. Dotychczas przedsiębiorcy musieli samodzielnie archiwizować faktury przez 5 lat (lub dłużej przy szczególnych transakcjach). Przy KSeF:
- Ministerstwo Finansów przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę
- Podatnik jest zwolniony z obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur wystawionych i odebranych przez KSeF
- Dostęp do archiwalnych faktur jest zawsze możliwy przez konto w Portalu Podatnika lub API
Czy muszę wysyłać fakturę mailem do klienta, jeśli wystawiłem ją w KSeF?
Formalnie nie – klient może samodzielnie pobrać fakturę z KSeF używając swojego NIP. W praktyce jednak warto nadal wysyłać wizualizację PDF jako uprzejmość biznesową, szczególnie na początku, gdy nie wszyscy klienci obsługują KSeF automatycznie.
Co z fakturami zakupowymi od zagranicznych dostawców?
Zagraniczne faktury (od dostawców spoza Polski bez polskiego NIP) nie trafiają do KSeF. Nadal musisz je otrzymywać tradycyjnie (mail, poczta) i samodzielnie archiwizować. Obowiązek KSeF dotyczy wyłącznie faktur wystawianych przez polskich podatników.
Artykuł przygotowany przez online-ksiegowosc.pl na podstawie aktualnego stanu prawnego (luty 2026 r.).
