KSeF a Faktury Zagraniczne i Transakcje z UE 2026
Prowadzisz firmę, która sprzedaje lub kupuje za granicą? Zasady dla transakcji z unijnymi i pozaunijnymi kontrahentami są bardziej złożone niż dla faktur krajowych. Ten artykuł odpowiada na pytanie: które faktury zagraniczne muszą przejść przez KSeF, a które są z niego wyłączone.
1. Podstawowa zasada – kogo obowiązuje KSeF przy transakcjach zagranicznych?
KSeF obowiązuje polskich podatników VAT przy wystawianiu faktur. Jeśli jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce i wystawiasz fakturę – co do zasady powinna ona przejść przez KSeF, chyba że przepis przewiduje wyłączenie. KSeF jest obowiązkiem strony wystawiającej fakturę, nie strony otrzymującej.
2. Eksport towarów – czy obowiązuje KSeF?
Tak. Eksport towarów (sprzedaż do krajów spoza UE) jest transakcją opodatkowaną stawką VAT 0% i faktura musi być wystawiona przez KSeF. Zagraniczny kontrahent pyta, jak odbierze fakturę? Możesz wysłać mu PDF wygenerowany z KSeF – nie musi logować się do polskiego systemu.
| Element faktury eksportowej | Wymaganie |
|---|---|
| Stawka VAT | 0% (warunek: dokument IE-599 potwierdzający wywóz) |
| Waluta | Możliwe w EUR, USD itp. – KSeF obsługuje faktury wielowalutowe |
| NIP nabywcy zagranicznego | Nieobowiązkowe dla podmiotów spoza UE |
3. WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
Tak, obowiązuje KSeF. WDT to sprzedaż towarów do kontrahenta z innego kraju UE, który podał swój numer VAT-UE. Stawka: 0% przy spełnieniu warunków. Numer VAT-UE nabywcy (np. DE123456789) musi być podany w fakturze i widoczny w schemacie XML.
4. Usługi B2B dla zagranicznych firm
Co do zasady obowiązuje KSeF. Jeśli świadczysz usługi dla zagranicznych firm (IT, consulting, marketing) i wystawiasz fakturę w Polsce, ta faktura musi przejść przez KSeF – nawet bez polskiego VAT (z adnotacją o odwrotnym obciążeniu / reverse charge). Wyjątek: usługi B2C dla osób fizycznych za granicą – nie wchodzą do KSeF.
5. OSS i IOSS – sprzedaż do konsumentów w UE przez internet
Wyłączone z KSeF. To ważne wyłączenie dla e-commerce. Faktury w procedurze OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop) są trwale wyłączone z KSeF. Jeśli prowadzisz sklep internetowy i sprzedajesz przez OSS do Niemiec, Francji, Włoch – faktury możesz wystawiać tradycyjnie. Ale faktury dla polskich firm B2B z tego samego sklepu – muszą przejść przez KSeF.
6. Faktury od zagranicznych dostawców
Faktury wystawiane przez zagraniczne firmy (Google Workspace, Adobe, Meta Ads, dostawcy z UE) nie wchodzą do KSeF – nie są polskimi podatnikami VAT. Nadal przychodzą mailem jako PDF i wymagają własnej archiwizacji przez polskiego nabywcę.
7. WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
Przy WNT (zakup towarów od kontrahenta unijnego) wystawiasz fakturę wewnętrzną dla celów VAT. Ta faktura wewnętrzna musi od 2026 roku przejść przez KSeF. Faktura od zagranicznego dostawcy – nie jest fakturą polskiego podatnika, więc nie wchodzi do KSeF.
8. Faktura w walucie obcej w KSeF
KSeF obsługuje faktury wystawiane w walutach obcych. W fakturze podajesz walutę faktury, kurs przeliczenia na PLN (kurs NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia) oraz kwotę VAT zawsze w złotówkach.
Najczęstsze pytania
Kontrahent z Niemiec pyta, czy może pobrać fakturę z KSeF. Jak odpowiedzieć?
Nie może – KSeF jest systemem dla polskich podatników. Pobierz fakturę z KSeF jako PDF i wyślij mu mailem. Jest w pełni ważna.
Sprzedaję usługi IT firmom z USA. Czy te faktury muszą przejść przez KSeF?
Tak – jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Faktury za usługi B2B dla podmiotów z USA wystawiasz przez KSeF (bez polskiego VAT, z adnotacją o opodatkowaniu w kraju nabywcy).
Mam sklep na Amazonie i rozliczam VAT przez OSS. Czy muszę używać KSeF?
Nie – faktury wystawiane w procedurze OSS są wyłączone z KSeF.
Artykuł przygotowany przez online-ksiegowosc.pl na podstawie aktualnego stanu prawnego (2026 r.).
